Зачем некоммерческим организациям тайм-менеджмент и как его использовать в своей работе, обсудили в медиаклубе «АСИ-Благосфера».

Тайм-менеджмент: для кого и зачем

Если вы испытываете стресс от того, что ничего не успеваете, или чувствуете, что не достигаете результата, скорее всего вам пора задуматься о тайм-менеджменте — управлении временем.

Тайм-менеджмент нужен не всегда, а только в тех случаях, когда у вас действительно много дел и на их выполнение не хватает времени, рассказала эксперт медиаклуба — основатель компании Brainify (онлайн-сервисы для развития людей и компаний) Ирина Агафонова.

Мы не можем увеличить количество часов в сутках, но можем так организовать свой рабочий процесс, что будем заняты правильным делом в правильное время. Как ни странно, это помогает сэкономить время, уменьшить стресс, работать эффективно и контролировать свой уровень занятости.

Как распоряжаться своим временем

Шаг первый — планируем

Для планирования необходимо составить список дел (например, на неделю). Он должен включать как рабочие, так и личные дела (чтобы не забыть ни про то, ни про другое), и всегда быть перед глазами. Ирина Агафонова советует формулировать свои задачи как можно конкретнее — например, не «выучить английский язык», а «прочитать главу из книги на английском языке». Каждый день этот список необходимо уточнять, в том числе и с другими людьми (действительно ли переданное вам задание нужно выполнить в указанные сроки).

После этого задачи можно распределить в вашем календаре. Стоит учесть, что задачи делаются быстрее, если для них ограничить время выполнения. Не нужно использовать сложные инструменты, отмечает эксперт. Если вам удобно вести список в бумажном ежедневнике, не используйте ненужные приложения.

Для выполнения некоторых целей понадобится база знаний — вы можете собирать нужную для выполнения задачи информацию, например, в Google Keep.

Чтобы понять, как мы используем свое время, можно составить градацию по методу Константина Харского. Распределить все свои действия на три группы: инвестиции (то, что в будущем может принести нам пользу), траты (дела, без которых мы не можем жить, но они не дают никакого «возврата»), потери (дела, которые нам не нужны и их можно было бы не делать). Суть такой схемы в том, чтобы не забывать о делах, которые могут принести вам инвестицию, и избавиться от «потерь», которые ведут к прокрастинации.

Шаг второй — ставим цели

Эксперт советует ставить цели по методике Agile: выбрать долгосрочную цель на несколько лет вперед и разбить ее на более мелкие цели — на год, квартал, месяц, неделю. Цель может меняться с течением времени.

Цели можно ставить по правилу SMART. Она должна быть конкретной (specific), измеримой (measurable), достижимой (achievable), релевантной (relevant) — вы должны хотеть ее достичь, она должна быть ограниченной по времени (time-bound).

Если вы не понимаете, в чем ваша цель, то придумайте две-три гипотезы о том, какой она могла бы быть, и проверьте их. Например, если вам кажется, что ваша цель — объездить весь мир, можно попробовать пожить в палатке в Папуа-Новой Гвинее, говорит Ирина Агафонова. После проверки гипотез проанализируйте, действительно ли вы хотите достичь этой цели. Если нет, то предложите новые гипотезы.

Шаг назад — прокрастинация

Цели никогда не будут выполнены, если не избавиться от прокрастинации и не перейти к действиям.

Прокрастинация — это откладывание даже срочных и важных дел на последний момент, которое приводит к жизненным проблемам.

Во время прокрастинации человек может игнорировать задачу. Если вы не хотите ее выполнять, потому что она сложна, попробуйте разбить на части — «разжеванную» задачу избегать сложнее. Кроме того, не стоит писать на день 50 задач, если вы не сможете их сделать. Не переоценивайте свои возможности.

Еще один шаг к прокрастинации — выполнение ненужных, но легких дел. «Мозг автоматически выбирает задачи, которые ему нравятся, и делает только их, — рассказала Ирина Агафонова. — Нужно понимать, что есть и сложные задачи».

Прокрастинирующий человек оправдывается за отсрочки. «Небольшая отсрочка — это как скидка на дорогой товар. Сейчас мы можем покайфовать и ничего не делать, но потом нам это выйдет дороже», — добавила эксперт.

Для борьбы с прокрастинацией можно использовать метод Глеба Архангельского. Первое правило этого метода — «лягушку» нужно съесть с утра. Самые неприятные дела лучше делать первыми. Второе правило — делить слона на части. Сложные задачи, так называемые «слоны», лучше не пытаться сделать в один присест, а поделить на этапы. Третье — правило двух минут. Если есть задача, которую можно сделать за две минуты, ее нужно сделать сразу.

Шаг третий — расставляем приоритеты и настраиваемся на мультизадачность

Чтобы ставить задачи и вовремя их выполнять, нужно уметь фокусироваться на действительно важных для вас вещах. Для этого можно воспользоваться, например, усовершенствованным принципом Парето, согласно которому только 4% дел приносят 64% всего результата. Необходимо отдать приоритет именно таким делам.

Кроме того, лучше приступать к выполнению новых задач как можно раньше — «просунуть ногу в дверь» следующей задачи (например, не заканчивать работу над книгой на конце главы, а сразу переходить на следующую). Эксперт также рекомендует записывать все, что нужно запомнить, чтобы освобождать голову.

При дистанционной работе важно менять контекст пространства для переключения деятельности — определить для себя, когда вы находитесь в этом пространстве в рабочем состоянии, а когда занимаетесь собой. Для этого можно работать в другой комнате или другой одежде.

Сохранять внимание на одной задаче помогут циклы по 25 минут: каждые 25 минут необходимо делать пятиминутный перерыв. Эти блоки можно расширить до получаса или часа. Полезно выработать для себя несколько простых правил (в два часа у меня перерыв) и научить этим правилам свое окружение.

Еще одна задача для тех, кто хочет научиться управлять временем, — избавиться от технологических «инъекций»  -положительных эмоций, которые дают нам гаджеты. Они на время удовлетворяют нашу потребность быть кому-то нужным и всегда находиться в центре событий, но в целом мешают выполнению задач.

Презентация мастер-класса доступна здесь.

Медиацентр «АСИ — Благосфера» — это совместный проект центра «Благосфера» и Агентства социальной информации. Его цель – продвижение в обществе идей благотворительности и социальной ответственности, социальной активности граждан с использованием различных медиаформатов. Один из таких форматов — медиаклуб для проведения обучающих, дискуссионных и просветительских мероприятий в сфере коммуникаций с участием профессионалов для НКО, сообществ, граждан.

Запись Медиаклуба