На основе действующих санитарных правил, изучив опыт иностранных НКО, офисов компаний и общественных пространств, мы постарались разработать универсальный информационный пакет по возвращению к работе в офисе и личным рабочим контактам. Мы рады поделиться своими наработками с представителями НКО, чтобы облегчить коллегам возвращение к прежнему режиму работы!
Информацию об актуальном режиме работы и мерах безопасности, которые по-прежнему необходимо соблюдать, нужно донести до трех главных адресатов: сотрудников вашей организации, посетителей и всех заинтересованных сторон (партнеров, жертвователей, волонтеров и др.). Что же именно стоит сообщить каждой из целевых групп и как это лучше сделать?
- ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ
Не пренебрегайте подробным инструктажем для своих коллег, думая, что людям, находящимся внутри ситуации, все и так очевидно. Недосказанность может привести к разладу в коллективе, особенно если он большой. Мы рекомендуем обговорить с сотрудниками следующие моменты:
Регулирование выхода на работу:
- время / этапность выхода – возможно, некоторые категории сотрудников могут продолжать удаленную работу, в то время как другим уже пора начинать появляться в офисе,
- длительность рабочего дня – возможно, стоит сместить рабочие часы, чтобы не попадать в транспортный “час пик”,
- график работы – нужно прописать его как минимум на неделю и определить, сколько сотрудников могут находиться в офисе одновременно.
Требования в связи с эпидемиологической ситуацией (не обязательно все регламентировать приказами, но точно стоит обговорить):
- состояние здоровья сотрудников – все выходят на работу только при удовлетворительном самочувствии,
- условия нахождения в офисе – в соответствии с требованиями по региону стоит выработать свои внутренние регламенты, например, в каких местах сотрудникам нужно носить маски и перчатки,
- пользование индивидуальными средствами защиты на рабочих местах – например, вы рекомендуете сотрудникам после посещения ближайшего магазина воспользоваться санитайзером,
- питание в офисе – лучше тоже обговорить правила отдельно, особенно если у вас есть небольшая комната, где в обычное время обедает сразу весь коллектив, или общий “закуток”, где все вместе заваривают чай,
- использование общедоступных мест (туалетные комнаты, гардероб, кухня и т.д.) – необходимо понимать, как обезопасить друг друга в местах, где может столкнуться несколько человек,
- действия в случае появления симптомов болезни на работе – договориться, вызываете ли вы скорую или организуете доставку сотрудника домой, и какой порядок действий, если это не сотрудник, а посетитель.
Инструкция по общению с посетителями:
- находится ли сотрудник в маске и перчатках, какое расстояние выдерживает, где происходит это общение,
- как осуществляется прием документов – на бумаге в течение суток может оставаться активный вирус, поэтому вы можете договориться между собой, что все бумаги помещаются в отдельное место и используются только через сутки,
- может ли курьер зайти в офис, где происходит передача документов и посылок и как быть, если внезапно пришел человек без маски.
Общая информация о мерах безопасности в офисе (даже если все всё понимают, не лишним будет вместе обсудить для обеспечения безопасности помещения):
- уборка/санобработка: помещения общего пользования, рабочие места – как часто и каким образом это будет происходить,
- санитайзер – есть ли он общий для всех или нужно покупать самостоятельно; если есть, то где он находится,
- обеспечение средствами индивидуальной защиты – обеспечивает ли ими организация или человек должен позаботиться об этом сам,
- расположение рабочих мест – возможно, придется передвинуть мебель и закрепить ее расстановку для соблюдения дистанции.
Рекомендации по личной безопасности:
- общественный транспорт – использовать в нем маски и перчатки,
- посещение общедоступных мест в свободное время – лучше стараться избегать многолюдных мест,
- отпуск – внимательно оценивать эпидемиологическую обстановку в местах отпуска и понимать последствия необходимой дополнительной изоляции в случае приезда из зон с повышенным риском (по приезде необходимо соблюдать самоизоляцию в течение еще двух недель).
ФОРМАТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ:
- регламент в формате приказа по офису,
- более неформальный текстовый документ для ознакомления,
- разъясняющее общее собрание,
- постеры, объявления в офисе,
- набор скриптов для действий в определенной ситуации.
ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
Нет юридического требования о том, что НКО обязательно должны прописать эту информацию, но мы уверены, что это не только хороший тон, но и важный элемент построения доверительных отношений с аудиторией, которая нам всем небезразлична.
Информирование об общем режиме работы:
- сообщение о возобновлении работы офиса,
- режим работы / ограничения – возможно, некоторые функции организации еще остаются в режиме онлайн,
- проход в офис (особенно, если через другие общедоступные помещения),
- работа сервисов.
Информирование о принимаемых мерах безопасности:
- как убирают помещения и проводится дезинфекция,
- наличие и возможность воспользоваться санитайзерами,
- наличие бесконтактных дозаторов,
- как следим за здоровьем сотрудников,
- как происходит общение с сотрудниками,
- исключение бумажных носителей,
- ограничение работы небезопасных сервисов (например, кафе, буккроссинг, групповые консультации и пр.).
Требования к нахождению в вашем пространстве (то без чего вы не будете оказывать услугу и работать с человеком):
- наличие средств индивидуальной защиты (здесь стоит уточнить, нужно ли приносить их с собой или вы выдаете все на месте),
- порядок использования общедоступных мест,
- соблюдение дистанции,
- соблюдение расстановки мебели.
Рекомендации для сохранения здоровья:
- наличие средств индивидуальной защиты,
- отказ от рукопожатий и объятий,
- использование санитайзеров,
- мытье рук,
- соблюдение дистанции.
Порядок взаимодействия с вами:
- как с вами можно связаться, в каком режиме работает офис и его сотрудники,
- порядок обращений,
- предварительная запись.
ФОРМАТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
онлайн:
- информация на сайте – тексты, инфографики, всплывающие окна,
- электронные рассылки,
- информация в аккаунтах соцсетей.
офлайн:
- информация на дверях офиса,
- информация у офис-менеджера / администратора о мерах безопасности и требованиях,
- постеры/объявления/инфографика в помещениях с общими рекомендациями,
- постеры/объявления в непосредственной близости от объектов, на которые нужно обратить внимание (санитайзер, кулер, туалет, переговорная, кухня и др.)
ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ ПАРТНЕРОВ, БЛАГОПОЛУЧАТЕЛЕЙ, ВОЛОНТЕРОВ, ЖЕРТВОВАТЕЛЕЙ И ДР.
Общая информация о возвращении к работе, чтобы они знали:
- что офис возобновил работу,
- в каком режиме работают отдельные проекты / направления / услуги.
О реагировании на ситуацию, чтобы они знали, что:
- вы соблюдаете меры безопасности,
- вы заботитесь о своих сотрудниках и посетителях,
- вы реагируете на ситуацию и, возможно, собираетесь запустить (или уже запустили) новый сервис / услугу.
ВАРИАНТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ:
- личные письма,
- рассылка,
- специальные обращения через свои информационные ресурсы (сайты или соцсети).
Елена Темичева, директор по коммуникациям и стратегическому развитию центра “Благосфера”: “В карантин у нас всех появилась огромная мотивация развиваться в цифровом пространстве. Деятельность НКО за этот период была перестроена, и она уже вряд ли будет прежней. Возникли и еще продолжат возникать новые и новые форматы: например, то, что раньше проводилось на площадке, останется частично или полностью в онлайне. И у этого формата множество плюсов (в том числе возможность включать экспертов и участников из разных городов и стран), но, безусловно, все мы ждем возвращения к работе “вживую” – ведь далеко не все можно делать дистанционно, и ценности личного общения никто не отменял. Давайте же постараемся сделать свое возвращение максимально безопасным для всех”.
Если у вас еще остались вопросы по информационному сопровождению выхода в офлайн, пишите нам на media@blagosfera.space!